Mùa Đại hội đồng cổ đông – Các lưu ý đối với công ty đại chúng

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thường niên là sự kiện diễn ra định kỳ hàng năm đối với bất kỳ công ty cổ phần nào, đặc biệt đối với các công ty đại chúng. Mặc dù Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán hiện hành và các văn bản hướng dẫn thi hành các luật này khá cụ thể, tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có bộ máy giúp việc hiểu luật để có thể tổ chức và xử lý các vấn đề nội dung của ĐHĐCĐ cũng như các tình huống phát sinh trong quá trình diễn ra ĐHĐCĐ một cách suôn sẻ và phù hơp quy định pháp luật. Từ quy định pháp luật và kinh nghiệm tư vấn thực tiễn nhiều năm cho các doanh nghiệp niêm yết, I-V Legal tổng hợp một số điểm cần lưu ý đối với công ty đại chúng trong việc chuẩn bị, tổ chức và điều hành ĐHĐCĐ cụ thể như sau:

(Ảnh minh họa: Cuộc họp ĐHĐCĐ)

1. Đảm bảo thời gian tổ chức ĐHĐCĐ thường niên

a. Cần tuân thủ thời gian tổ chức ĐHĐCĐ trong thời hạn 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính hoặc không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính trong trường hợp cần thiết và được Hội đồng quản trị công ty quyết định gia hạn theo quy định tại khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020[1];

b. Chế tài đối với trường hợp doanh nghiệp không tổ chức ĐHĐCĐ thường niên đúng hạn:

Kể từ ngày 1/1/2022, Nghị định số 122/2021/NĐ-CP ban hành ngày 28/12/2021 đã không còn quy định chế tài xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi không tiến hành họp ĐHĐCĐ thường niên đúng hạn theo quy định. Trước đó tại khoản 1 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP quy định mức phạt từ 5.000.000 đồng – 10.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm này (Nghị định 50/2016/NĐ-CP hết hiệu lực kể từ ngày 1/1/2022).

Tuy nhiên, doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các công ty đại chúng vẫn cần tuân thủ quy định này để đảm bảo tình hình hoạt động/quản trị doanh nghiệp minh bạch, và đảm bảo chế độ công bố thông tin theo quy định pháp luật.

2. Đảm bảo thời gian công bố thông tin về việc lập Danh sách cổ đông có quyền tham dự họp:

Hiện nay, có nhiều công ty đại chúng không đảm bảo công bố thông tin về việc lập danh sách cổ đông có quyền tham dự họp Đại hội đồng cổ đông tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng theo quy định tại khoản 1 Điều 273 Nghị định 155/2020/NĐ-CP hướng dẫn Luật Chứng khoán;

Chế tài đối với doanh nghiệp không thực hiện đúng thời hạn: Công ty đại chúng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 100.000.000 đồng đến 150.000.000 đồng khi vi phạm thời hạn này theo quy đinh tại khoản 5 Điều 15 Nghị định 156/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực chứng khoán.

Do đó, các Công ty đại chúng cần lưu ý thực đảm bảo thời hạn này.

3. Đảm bảo các tờ trình, tài liệu trình ĐHĐCĐ đầy đủ nội dung theo quy định, một số lỗi thường gặp:

a. Không trình ĐHĐCĐ thông qua quy chế nội bộ về quản trị công ty: Theo quy định tại điểm (l) khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp, ĐHĐCĐ có thẩm quyền thông qua quy chế nội bộ về quản trị công ty. Tuy nhiên, thực tế có nhiều công ty đại chúng bỏ qua không trình ĐHĐCĐ thông qua hoặc uỷ quyền cho Hội đồng quản trị (HĐQT) thông qua quy chế nội bộ về quản trị công ty là không phù hợp quy định pháp luật;

Chế tài đối với hành vi vi phạm: Công ty đại chúng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 10.000.000 đồng – 20.000.000 đồng khi có hành vi vi phạm nêu trên theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 156/2020 được sửa đổi bởi Nghị định 128/2021/NĐ-CP;

b. Không bổ nhiệm người phụ trách quản trị công ty: Theo quy định tại khoản 1 Điều 281, Nghị định 155/2020/NĐ-CP, HĐQT công ty đại chúng phải bổ nhiệm người phụ trách quản trị công ty. Người phụ trách quản trị công ty có thể kiêm nhiệm Thư ký công ty. Tuy nhiên trên thực tế có khá nhiều công ty đại chúng không thực hiện bổ nhiệm người phụ trách quản trị công ty.

Chế tài đối với hành vi vi phạm: Công ty đại chúng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 10.000.000 đồng – 20.000.000 đồng khi có hành vi vi phạm nêu trên theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định 156/2020 được sửa đổi bởi Nghị định 128/2021/NĐ-CP;

c. Không đưa nội dung thù lao của từng thành viên Hội đồng quản trị, tiền lương của Tổng giám đốc (Giám đốc) và người quản lý khác thành mục riêng trong Báo cáo tài chính hàng năm của công ty và phải báo cáo Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên theo quy định tại Khoản 3 Điều 163 Luật Doanh nghiệp.[2]

Chế tài đối với hành vi vi phạm: Công ty đại chúng có thể bị xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm này với mức phạt từ 20.000.000 đồng – 30.000.000 đồng theo quy định tại khoản 2 Điều 15 Nghị định 156/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 128/2021/NĐ-CP.

4. Thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông:

a. Tuân thủ quy định các vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ được quy định tại khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp[3] (không uỷ quyền cho HĐQT các vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ để đảm bảo trách nhiệm, nghĩa vụ của ĐHĐCĐ và minh bạch hiểu quả trong việc quản trị công ty).

b. Tuân thủ quy định các vấn đề thuộc thẩm quyền thông qua của ĐHĐCĐ chấp thuận các hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người có liên quan theo quy định tại Luật Doanh nghiệp, không thực hiện uỷ quyền cho HĐQT các vấn đề quy định tại Khoản 3 Điều 167 Luật Doanh nghiệp về chấp thuận các hợp đồng, giao dịch giữa công ty và người liên quan được quy định thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ.Ngoài ra cần lưu ý thêm, việc không trình kèm theo dự thảo hợp đồng, giao dịch tại cuộc họp ĐHĐCĐ là chưa phù hợp quy định tại khoản 4 Điều 167 Luật Doanh nghiệp.

Trường hợp, các nội dung thuộc thẩm quyền thông qua của ĐHĐCĐ không được thực hiện đúng theo quy định nêu tại Khoản 2 Điều 138 và Điều 167 Luật Doanh nghiệp nêu trên sẽ ảnh hưởng đến hoạt động quản trị công ty, ảnh hưởng tới việc thực hiện trách nhiệm/nghĩa vụ của ĐHĐCĐ và sự minh bạch thông tin trước các cổ đông.

Theo báo cáo rà soát và giám sát của Uỷ Ban chứng khoán nhà nước thì nhiều công ty đại chúng còn thực hiện chưa đúng các quy định này, đặc biệt hiện tại có một số công ty đại chúng đang có nghị quyết ĐHĐCĐ ủy quyền cho HĐQT toàn quyền quyết định đối với các nội dung thuộc thẩm quyền thông qua của ĐHĐCĐ là chưa phù hợp theo quy định tại Khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp.

Ngoài ra còn có một số vấn đề khác liên quan tới một số công ty đại chúng có cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài cần phải lưu ý các quy định về tỷ lệ sở hữu của nhà đầu tư nước ngoài đối với một số ngành nghề kinh doanh hạn chế và/hoặc chưa được phép tiếp cận để trình ĐHĐCĐ thông qua; hay các lưu ý về vấn đề liên quan đến việc tham dự, biểu quyết của các cổ đông có đại diện không cư trú tại Việt Nam,…

[1] Khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp: “Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác, Hội đồng quản trị quyết định gia hạn họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong trường hợp cần thiết, nhưng không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính”.;

[2]  Khoản 3, Điều 163 Luật Doanh nghiệp: “3. Thù lao của từng thành viên Hội đồng quản trị, tiền lương của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác được tính vào chi phí kinh doanh của công ty theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp, được thể hiện thành mục riêng trong báo cáo tài chính hằng năm của công ty và phải báo cáo Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên.”

[3] Khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp:

“a) Thông qua định hướng phát triển của công ty;

b) Quyết định loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại được quyền chào bán; quyết định mức cổ tức hằng năm của từng loại cổ phần;

c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên;

d) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị từ 35% tổng giá trị tài sản trở lên được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác;

đ) Quyết định sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty;

e) Thông qua báo cáo tài chính hằng năm;

g) Quyết định mua lại trên 10% tổng số cổ phần đã bán của mỗi loại;

h) Xem xét, xử lý vi phạm của thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên gây thiệt hại cho công ty và cổ đông công ty;

i) Quyết định tổ chức lại, giải thể công ty;

k) Quyết định ngân sách hoặc tổng mức thù lao, thưởng và lợi ích khác cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;

l) Phê duyệt quy chế quản trị nội bộ; quy chế hoạt động Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;

m) Phê duyệt danh sách công ty kiểm toán độc lập; quyết định công ty kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra hoạt động của công ty, bãi miễn kiểm toán viên độc lập khi xét thấy cần thiết;

n) Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và Điều lệ công ty.

Bài viết này chỉ dành cho mục đích cung cấp thông tin. Nội dung của bài viết này không cấu thành tư vấn pháp lý và không được coi là một bản tư vấn pháp lý chi tiết trong các trường cụ thể. Để biết thêm chi tiết về các vấn đề này, quý doanh nghiệp quan tâm xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ, tư vấn cụ thể.